Tipps und Tricks zum Programm

Frage: Zu Beginn der Installation von FBH Finanzbuchhaltung und beim anschliessenden Starten des Programms erscheint jeweils eine System-Warnung, welche ungefähr wie unten dargestellt aussieht. Was bedeutet diese Meldung und wie kann man diese unterdrücken?

Antwort: Je nach Sicherheitseinstellung generiert Windows diese Warnung beim Start eines nicht von Microsoft signierten Programmes. Dies soll einerseits den Anwender vor Programmen mit unlauteren Absichten schützen, andererseits erschwert es aber die Arbeit von Software-Entwicklern. Eine entsprechende Microsoft-Signatur wurde für FBH Finanzbuchhaltung nicht gelöst.
Wenn die beschriebene Warnung erscheint, so entfernt man den Haken bei "Vor dem Öffnen dieser Datei immer bestätigen" und drückt anschliessend "Ausführen". So sollte sich FBH Finanzbuchhaltung problemlos installieren lassen. Erscheint die Meldung beim Start des Programms erneut, so verfährt man in derselben Weise. Die Warnung sollte danach nicht mehr erscheinen.

Frage: Ist FBH Finanzbuchhaltung, welches auf dieser Seite heruntergeladen werden kann, eine Vollversion? Gibt es Einschränkungen bei nicht lizenziertem Benutzen des Programms? Wie läuft die Lizenzierung ab?

Antwort: Jede Installation von FBH Finanzbuchhaltung ist eine Vollversion. Das heisst: auch bei nicht lizenzierter Benutzung gibt es keinerlei funktionelle Einschränkungen. Es erscheint jedoch periodisch eine Aufforderung zur Lizenzierung. Wird diese Aufforderung dreimal während einer Programmsitzung nicht mit dem gültigen Lizenzcode quittiert, so wird das Programm unverzüglich automatisch beendet. Selbstverständlich können allenfalls gemachte Änderungen in einer geöffneten Buchhaltung dann noch gespeichert werden.
FBH Finanzbuchhaltung kann ohne weitere funktionelle Einschränkung beliebig oft neu gestartet werden.

Frage: Ich möchte eine Buchhaltung neu aufbauen und will dazu alle Konten eröffnen. Wie kann ich die Eröffnungssaldi der Aktiv-/Passivkonten eingeben?

Antwort: Nach Eröffnen eines Kontos gibt man dessen Eröffnungssaldo mit einer ersten Buchung in der Konto-Ansicht ein. Deaktivieren Sie dabei "Buchung in Gegenkonto" und wählen Sie die Buchungs-Bemerkung so, dass diese später bei Abschluss und Neueröffnung wieder verwendet werden kann (zum Beispiel "Guthaben" oder "Saldo"). Das Programm übernimmt nämlich bei der Neueröffnung immer die Bemerkung aus der ersten Buchung für den neu berechneten Eröffnungssaldo.

Frage: Wie kann ich Fremdwährungskonten eröffnen?

Antwort: Man erzeugt das Konto ganz normal mit dem Befehl "Neues Konto eröffnen" und gibt den aktuellen Umrechnungskurs im entsprechenden Feld des Eröffnungsdialoges ein. Da ein Umrechnungskurs nicht fix ist, wird er von Zeit zu Zeit in der Konto-Ansicht angepasst. Der Kurs gilt immer für alle Buchungen im Konto. Für Konten in der eigenen Landeswährung sollte der Kurswert bei 0 belassen werden.

Frage: Kann man in FBH Finanzbuchhaltung die Konten mit Nummern versehen und entsprechend gruppieren?

Antwort: Die Konten können nummeriert werden, indem man die Kontonamen entsprechend wählt (z.Bsp.: "1000 Kasse", "1020 Bankkonto XY", "1021 Bankkonto YZ" usw). Die Nummern erscheinen so auch in der Bilanz, in der Erfolgsrechnung und in allen anderen Ausgaben. Sehen Sie dazu auch das Beispiel 3, welches zusammen mit dem Programm installiert wird.
Die Konten in FBH Finanzbuchhaltung können beliebig sortiert werden.

Frage: Wie erreiche ich, dass die Vorgabe zur Belegnummer nach Abschluss und Neueröffnung wieder bei eins zu zählen beginnt?

Antwort: FBH Finanzbuchhaltung ermittelt stets die höchste Belegnummer in der Buchhaltung und gibt als Vorgabe die nächste freie Nummer vor. Da man üblicherweise die Belege stets weiter nummeriert, wird diese Vorgabe unmittelbar nach Neueröffnung nicht zurückgesetzt. Erst nach erneutem Laden der Buchhaltung wird der Vorgabe-Zähler wieder zurückgesetzt, sofern noch keine neuen Buchungen vorhanden sind oder alle neuen Buchungen konsequent wieder mit neu beginnenden Belegnummern versehen wurden.

Frage: Müssen Buchungen, welche in regelmässigen Zeitabständen immer wieder auftreten, jedesmal von Neuem eingegeben werden?

Antwort: Nein, es gibt spezielle periodische Buchungen. Diese können entweder jährlich, monatlich oder wöchentlich definiert werden. Die jeweils fällig gewordenen Buchungen werden angefragt, und der Anwender kann darin Anpassungen vornehmen, die Buchung auf später verschieben oder auch ablehnen.

Frage: Wozu gibt es manuelle periodische Buchungen?

Antwort: Periodische Buchungen, welche vorübergehend ausgesetzt werden (zum Beispiel während längerer Ferienabwesenheit) können für diese Zeit auf manuell gesetzt werden. Sie werden dann nicht mehrere male während dieser Zeit angefragt.
Ausserdem können Buchungen manuell gesetzt werden, bei welchen zum Voraus nicht klar ist, welchem Zeitintervall sie folgen. Diese können dann bei Bedarf manuell ausgeführt werden.

Frage: Wie lassen sich die Buchhaltungsdaten vor dem Zugriff fremder Personen schützen?

Antwort: Die Daten lassen sich verschlüsselt und durch ein beliebiges Passwort geschützt abspeichern. So gesicherte Dateien können nur nach Eingabe des korrekten Passwortes geöffnet werden. Aktivieren Sie dazu in den "Optionen", unter dem Abgriff "Speichern" die Checkbox "Datenfiles verschlüsselt speichern", und alle Daten werden in Zukunft passwort-geschützt gespeichert.

Frage: Wie kann man das Passwort einer geschützten Datei ändern?

Antwort: Man deaktiviert beim Öffnen der Datei im Dialog zur Passwort-Eingabe die Checkbox "Datei später unter dem gleichen Passwort speichern". Beim nächsten Speichern der Datei kann man dann erneut ein Passwort eingeben.

Frage: Wie kann ich eingegebene Daten einfach auf Plausibilität prüfen?

Antwort: Aktivieren Sie in der Erfolgsrechnung im Menü "Berechnung" die Funktion "Vergleich Bilanz-Erfolgsrechnung". Sind die Daten plausibel, so muss das Reinvermögen am Schlusstag, abzüglich das Reinvermögen am Starttag mit dem Gewinn oder Verlust der Erfolgsrechnung übereinstimmen. Eine allfällige Abweichung weist auf eine vergessene Gegenbuchung oder sonstige Fehler hin.
Die Funktion "Vergleich Bilanz-Erfolgsrechnung" lässt sich übrigens in den Optionen standardmässig aktivieren.
Im Weiteren lassen sich im Buchungs-Journal unter dem Menü "Berechnung" - "Plausibilitäts-Prüfung" alle Buchungen mit Zeit-Stempel auf Ungereimtheiten überprüfen. Dadurch lassen sich viele Fehler in der Buchhaltung relativ einfach finden.

Frage: Müssen Differenzen im Vergleich von Bilanz und Erfolgsrechnung immer Buchungsfehler sein?

Antwort: Eine Differenz im besagten Vergleich muss nicht in jedem Fall einen Buchungsfehler als Ursache haben. Folgende Situationen führen ebenfalls zu Differenzen:
- Buchungen in Fremdwährungskonten, wenn mittlerweile der Umrechnungskurs dieser Konten geändert wurde.
- Berücksichtigung, beziehungsweise Nicht-Berücksichtigung bestimmter Konten in Bilanz und Erfolgsrechnung.
- Beginnt die Betrachtungsperiode der Erfolgsrechnung vor dem Eröffnungsdatum der Buchhaltung, wird ein Fehlbetrag in Höhe aller Eröffnungssaldos resultieren.
- Sind in einem Archiv einzelne Konten nicht abgeschlossen, kann dies ebenfalls zu Differenzen führen.

Frage: Was ist genau der Unterschied zwischen Bilanz, Erfolgsrechnung und Abschluss?

Antwort: Im Folgenden sind diese Befehle nochmals genau erklärt:

- Die Bilanz zeigt die finanzielle Momentaufnahme zu einem gewünschten Stichtag unter Berücksichtigung der gewählten Aktiv-/Passivkonten. Man sieht, ob zu einem bestimmten Zeitpunkt Vermögen vorhanden war und wie es allenfalls verteilt war. Es werden Aktiven und Passiven einander gegenüber gestellt.
Die Bilanz kann beliebig oft und zu beliebigen Stichtagen aufgerufen werden, es werden dadurch keine Daten in der Buchhaltung verändert. Lediglich die letzte Konto-Auswahl wird abgespeichert, damit diese nicht jedesmal neu eingegeben werden muss.

- Die Erfolgsrechnung zeigt die finanzielle Veränderung zwischen zwei gewünschten Stichtagen unter Berücksichtigung der gewählten Aufwand-/Ertragskonten. Man sieht, ob in diesem Zeitraum ein Gewinn oder ein Verlust realisiert wurde und woher bzw. wohin Gelder geflossen sind. Es werden Aufwände und Erträge einander gegenüber gestellt.
Die Erfolgsrechnung kann beliebig oft und über beliebige Zeiträume aufgerufen werden, es werden dadurch keine Daten in der Buchhaltung verändert. Lediglich die letzte Konto-Auswahl wird abgespeichert, damit diese nicht jedesmal neu eingegeben werden muss.

- Beim Abschluss werden alle Buchungen bis zum gewünschten Stichtag aus den gewählten Konten der offenen Buchhaltung entfernt und (falls nicht anders gewünscht) in ein Archiv gelegt. Anschliessend werden alle gewählten Aktiv-/Passivkonten auf den dem Stichtag folgenden Tag mit dem neu berechneten Saldo wieder eröffnet.
Der Abschluss wird also nicht beliebig oft, sondern mit Vorteil nur nach Ende eines Finanz-Jahres ausgeführt, nachdem alle Buchungen bis zum Stichtag korrekt eingegeben sind. Durch einen Abschluss werden umfangreiche Änderungen in den Daten der Buchhaltung vorgenommen, welche nicht einfach rückgängig gemacht werden können!
Das beim Abschluss entstandene schreibgeschützte Archiv kann später ganz normal mit FBH Finanzbuchhaltung geladen und analysiert werden. Bei einem Abschluss-Intervall von weniger als einem Jahr wird die Erfolgsrechnung aus dem Archiv wahrscheinlich wenig Aussagekraft besitzen.

Frage: Kann ich mit FBH Finanzbuchhaltung direkt Buchungen über e-Banking auslösen?

Antwort: Nein, Buchungen auf Ihrem Konto müssen Sie mit dem gewohnten e-Banking-Programm Ihrer Bank auslösen. FBH Finanzbuchhaltung bietet lediglich Import-Funktionen für Dateien vom Typ DTA oder BESR.
Viele e-Banking-Programme nutzen das DTA-Format zur Übermittlung der auszuführenden Buchungen zur Bank, oder die entsprechenden Daten können zumindest im DTA-Format exportiert werden. Mit FBH Finanzbuchhaltung können Sie keine DTA-Daten erzeugen.

Frage: Was kann man im Options-Dialog auf der Seite "Internet" einstellen?

Antwort: FBH Finanzbuchhaltung kann als Plattform für verschiedene weitere Aktivitäten dienen. So können Sie Ihr gewohntes e-Banking-Programm mit dem Menübefehl "Datei - Internet-Banking-Programm" starten. Auch lassen sich selbst definierte Internet-Seiten (beispielsweise mit Kurs-Informationen) direkt aus dem Menü "Hilfe" öffnen.
Dies setzt natürlich die korrekte Funktion der entsprechenden Programme und einen funktionierenden Internet-Anschluss voraus! Auch hat FBH Finanzbuchhaltung keinerlei Einflussmöglichkeit auf den Inhalt der aus dem Programm dargestellten Internet-Seiten!

Frage: Gibt es ein Handbuch zu FBH Finanzbuchhaltung?

Antwort: Es existiert kein Handbuch im eigentlichen Sinne. Schauen Sie jedoch stets auch in der zusammen mit dem Programm installierten Hilfe. Sie finden dort viele wertvolle Hinweise zur Arbeit mit FBH Finanzbuchhaltung.